Ведение учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) является одним из важных аспектов любой деятельности, которая связана с эксплуатацией техники и оборудования, использующихся в процессе производства. Правильный учет ГСМ позволит предотвратить возможные потери и оптимизировать затраты на данный материал. В этой статье мы хотели бы поделиться с вами нашим опытом и дать несколько советов о том, как правильно вести учет горюче-смазочных материалов.
Основные принципы ведения учета ГСМ:
- Обязательная регулярная инвентаризация горюче-смазочных материалов, включая внеплановые проверки. Инвентаризация ГСМ проводится перед началом работы, а также по её окончании. На момент проведения инвентаризации ответственные за ее проведение сотрудники отмечают наличие и количество ГСМ на складе, остатки в баках техники, а также количество материалов, использованное за период работы. Инвентаризация данных может происходить вручную, либо с использованием электронных средств управления складом. Важно периодически организовывать внеплановые инвентаризации с привлечением внештатных сотрудников или специальных организаций, занимающихся учетом и подсчетом товарно-материальных ценностей. Это поможет минимизировать «кумовство» и возможный сговор сотрудников, которые, увы, возможны вследствие пресловутого «человеческого фактора».
- Автоматизированный и продуманный регулярный учет движения ГСМ. Все действия, связанные с расходом и приходом на баланс организации горюче-смазочных материалов, должны фиксироваться в учетных документах компании ответственными сотрудниками компании. Каждая заправка техники должна отображаться в учетных журналах. При получении ГСМ со склада должен быть оформлен соответствующий документ, где указывается количество полученных материалов, дата их получения и лицо, ответственное за получение. Оптимально использовать для этого специализированные автоматизированные системы учета ТМЦ, применение которых обязательно, пожалуй, в любой по масштабам организации.
- Контроль за правильным и корректным использованием ГСМ. При каждой заправке складская бригада должна следить за количеством топлива, заправляемого в баки автомобильной и специальной техники. Все операции должны фиксироваться в программном обеспечении, использующемся в учетных целях. Например, можно завести электронный журнал, где в автоматическом режиме будет фиксироваться количество используемых материалов каждым транспортным средством или водителем отдельно. Кстати, если у вас совсем небольшая компания, где несколько единиц транспорта и водителей, можно это делать просто в Google Docs или электронных таблицах Excel. Это помогает значительно сократить количество ошибок, которые в свою очередь могут стать основным источником потерь для компании. Данную процедуру должны контролировать как ответственные по складу, так и непосредственные водители техники. Оптимально назначить ответственного за учет, который будет отслеживать его корректность на постоянной основе.
- Расчет расходов на ГСМ. Контроль за расходами на ГСМ включает в себя отслеживание потребления материалов на каждый автомобиль на ежедневной основе, место его использования и время, требуемое на поездки по запланированному маршруту. Данная информация в свою очередь может послужить основой для дальнейшей оптимизации расходов на ГСМ.
Помимо основных принципов, при ведении учета горюче-смазочных материалов оптимально использовать следующие методы:
- Планирование использования. Для минимизации издержек на ГСМ необходимо разработать стратегию использования горюче-смазочных материалов. Необходимо тщательно продумать время работы каждого автомобиля, особенности его маршрута, места нахождения заправочных станций, а также оценить техническую исправность каждой единицы транспорта организации. При правильной работе планирования можно выявить проблемные моменты, которые сразу же можно заменить на более эффективные. Обычно планирование выявляет ряд проблемных мест, устранение которых приводит к значительному снижению трат самих ГСМ и средств, выделяемых компанией на их приобретение. При наличии большого парка ТС стоит заключить договор на поставку ГСМ с максимально выгодной в этом плане компанией, а также (возможно в больших компаниях) предусмотреть собственные площадки для размещения и длительного хранения большого объема ГСМ в качестве резервного запаса.
- Мониторинг потребления ГСМ. Для контроля за потреблением ГСМ можно использовать специализированные системы отслеживания. Каждый автомобиль в компании для этого оснащается GPS навигатором, датчиками топлива, а также терминалом, который передает данные на сервер в онлайн-режиме. В результате компания получает информацию о местонахождении и скорости автомобилей, а также о потреблении ГСМ в реальном режиме времени. Таким образом минимизируется вероятность обмана со стороны сотрудников, желающих личного незаконного обогащения за счёт компании (слив топлива, завышение его расхода путем приписывания лишнего километража на маршруте, «липовые» кассовые чеки с АЗС при фактическом отсутствии приобретения топлива и прочее). Более подробно про мониторинг можно узнать на сайте компании StavTrack https://spb.stavtrack.ru/kontrol-topliva.html
- Использование датчиков заправки. Это по сути продолжение предыдущего пункта. Такие датчики представляют собой небольшое устройство, установленное на баке транспортного средства, которое позволяет полностью контролировать процесс заправки. Данное устройство позволяет отслеживать объем ГСМ, заправленного в бак, а также дату и время заправок.
В заключение можно сказать, что правильное ведение учета горюче-смазочных материалов является одним из ключевых аспектов для экономического развития компании и минимизации расходов.
Отслеживание расхода ГСМ позволяет предотвратить потери топлива, снизить затраты на его приобретение и разработать стратегию оптимизации расходов. Ведь чем больше данных имеется, тем более эффективно компания будет работать, и тем быстрее сможет достичь поставленных целей.
